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Vous avez besoin d’une solution pour gérer la paie dans votre entreprise. Vous hésitez entre acquérir un logiciel installable sur un ordinateur ou plutôt souscrire un abonnement à un logiciel de paie en ligne. La gestion des bulletins de salaire est une tâche complexe nécessitant une grande rigueur, mais aussi de solides compétences en matière de droit du travail. Le logiciel fait partie des outils indispensables pour mener à bien cette tâche chaque mois.
Avoir la main sur votre processus de paie
La préparation des bulletins de salaire représente une étape critique dans la gestion d’une entreprise. Le processus doit se dérouler sans accroc afin de garantir un paiement de la rémunération en temps et en heure à chaque salarié. Pour vous assurer que vos bulletins de salaire soient bien remplis, la meilleure option est d’internaliser cette gestion. C’est ce que vous permettent les logiciels en ligne.
La création d’une fiche de paie en ligne est relativement simple. Les logiciels en ligne sont plus faciles à utiliser que les systèmes plus anciens que l’on installe sur un ordinateur. Leur ergonomie a été pensée afin de permettre une prise en main rapide, avec une formation limitée.
La gestion ne se limite pas à la préparation du bulletin de salaire. Il faut aussi pouvoir le distribuer de façon dématérialisée au salarié. C’est ce que permettent certains logiciels qui sont connectés avec un coffre-fort électronique. Cela fait partie des fonctionnalités utiles.
L’objectif premier d’un bon logiciel de paie est de calculer les charges sociales et patronales sans faire la moindre erreur. Pour cela, l’éditeur doit vous proposer une prestation d’assistance afin de paramétrer le logiciel suivant vos besoins. Cela fait partie des services incontournables lors de la mise en œuvre.
Bénéficier d’un choix étendu entre plusieurs logiciels
Il existe de nombreux logiciels de paie en ligne. Certains proposent une interface plus simple, tandis que d’autres offrent des fonctionnalités avancées comme la préparation de la DSN. La DSN est une déclaration unique et mensuelle que chaque employeur doit effectuer. C’est une formalité obligatoire.
Pour choisir le système le plus adapté à ses besoins, il faut tenir compte de plusieurs facteurs. Il faut notamment déterminer le nombre d’employés et les règles spécifiques à votre entreprise, notamment sur la gestion des congés ou du temps de travail.
Les solutions de paie en ligne les plus connues sont ceux qui ont un système d’abonnement. Les entreprises peuvent choisir entre un abonnement mensuel ou annuel. Les fonctionnalités proposées par ces outils sont souvent identiques et permettent de préparer les salaires de façon optimale. Ils offrent l’avantage de ne pas être trop onéreux.
Aujourd’hui, la plupart des grands éditeurs de logiciels de paie disposent d’une version en ligne. C’est par exemple le cas de Sage ou Payfit. Pour choisir celui qui répondra le mieux à votre besoin, consultez les avis des utilisateurs.
Un logiciel de paie dans le Cloud
Un logiciel en ligne est une solution dématérialisée. Cela signifie qu’il n’est pas installé sur l’ordinateur du gestionnaire de paie, mais librement accessible via un simple navigateur internet. On appelle cela le SaaS (Software as a Service) ou logiciel en tant que service. Les logiciels en mode SaaS sauvegardent les données liées aux fiches de paie de vos salariés dans le Cloud. Derrière ce nom barbare, il se cache en réalité une myriade de serveurs Internet.
La solution de paie en ligne offre une grande souplesse aux gestionnaires RH, car ils n’ont pas besoin d’installer le logiciel sur l’ordinateur et peuvent le consulter à tout moment. Le mode SaaS offre une certaine facilité au niveau de la gestion des données. Les logiciels sont accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à internet (ordinateur, smartphone, tablette), ce qui permet d’effectuer les mises à jour en temps réel. De plus, les données sont stockées sur des serveurs sécurisés et accessibles via une connexion cryptée.
La possibilité de basculer rapidement sur une nouvelle solution
Votre outil de gestion de la paie ne vous convient pas ? Vous pourrez facilement basculer sur un nouveau logiciel. En général, l’abonnement est mensuel. L’investissement est moins lourd que pour l’achat d’une licence qui vous engage sur le long terme. Il est donc plus simple de changer de système si vous rencontrez des problèmes avec une solution.
Les logiciels proposent souvent un modèle de fiche de paie. Ce modèle vous sera utile pour mettre en forme les informations rapidement. Vous ne perdrez ainsi pas trop de temps avec la phase de mise en œuvre. De plus, comme il n’y a pas d’installation de logiciel à réaliser, vous évitez toutes les problématiques liées à la compatibilité du logiciel avec votre système d’exploitation.
Demander conseil à votre comptable
Si votre entreprise dispose déjà d’un logiciel de paie, le choix d’un nouveau logiciel n’est pas forcément un problème. Il est possible de passer par un prestataire externe. Vous pouvez faire appel à votre expert-comptable pour vous aider dans votre choix. Il pourra vous conseiller sur les différentes solutions existantes et vous accompagnera dans la mise en œuvre.
Si votre entreprise n’a pas encore de solution, il est conseillé de vous rapprocher d’un expert-comptable pour la choisir. Vous pouvez lui demander conseil sur différents points :
- les fonctionnalités du logiciel (suivi des temps, gestion des congés…) ;
- l’interface avec votre système d’information ;
- la possibilité d’ajouter ou modifier des rubriques ;
- les possibilités offertes par la solution (mise en place du bulletin de salaire, téléchargement, etc…).
L’expert-comptable pourra ainsi être en mesure d’évaluer les avantages et inconvénients de chaque logiciel et de vous conseiller sur la solution la plus adaptée à votre entreprise. Le coût du logiciel de paie est compris dans le budget alloué aux ressources humaines. Il faut néanmoins prendre en compte certains éléments qui peuvent avoir un impact sur son montant comme la taille de l’entreprise ou encore les spécificités liées à votre convention collective. Le prix comprend l’assistance fournie par l’éditeur.